Verktyg i Google Apps

Introduktion

Företagsversionen lanserades i februari 2007. Nu använder fler än 4 miljoner företag Google Apps for business. Varje dag tillkommer ytterligare 5 000 företag. Infrastrukturen är beprövad och har funnits sedan april 2004 när Gmail lanserades.

Med Google Apps kan ni säkert komma åt
 era data var ni än är och då är det inte lika troligt att användarna sparar känsliga data lokalt. Med Google Apps garanteras ni 99,9 procents driftsäkerhet. Ni har alltså alltid åtkomst till systemet när ni än behöver det. 2010 var driftsäkerheten 99,984%, det innebär att systemet var tillgängligt konstant förutom under 1 timme och 24 minuter.

Verktyg (översikt)

  • E-post - Gmail
  • Kalender
  • Dokument
  • Sites
  • Grupper
  • Kontakter

Samtliga verktyg har följande egenskaper:

  • De är helt webbaserade
  • Dina data blir tillgängliga var du än är och oavsett vilken datorplattform du använder.
  • Du har väldigt mycket utrymme för din information och blixtsnabb sök.
  • Dina data går att nå via din telefon.
  • Data kan inte gå förlorade även om din dator kraschar eller blir stulen

E-post - Gmail

Lagringsutrymmet i inkorgen i Gmail är mycket stort, vilket eliminerar behovet av att ta bort meddelanden. Dessutom får ni Googles kraftfulla sökteknik och funktioner som sparar meddelanden i konversationer. Snabbmeddelandefunktionen är inbyggd i Gmail så att du kan svara på ett e-postmeddelande i realtid. Du kan dessutom komma åt Gmail från vilken dator som helst – du måste alltså inte sitta vid ditt skrivbord och jobba längre. Gmail är enkelt att använda trots de avancerade funktionerna, så ni behöver inte avsätta så mycket tid för utbildning.

Kalender

Med Google Kalender kan du se dina medarbetares kalendrar via en onlinekalender. Deras inbokade möten visas bredvid dina, vilket gör det enklare att samplanera. Google Kalender kan också integreras med andra Google Apps-funktioner. Ni kan kommunicera, dela filer och samarbeta via Gmail, Talk och Kalender och därmed undvika dubbelarbete och förbättra effektiviteten. Du bestämmer själv vem som får se informationen i din kalender. 

Dokument

Google Dokument förbättrar kvaliteten på era data eftersom ni kan diskutera och arbeta med samma dokument samtidigt. Ett och samma dokument kan öppnas, diskuteras och redigeras av flera personer som befinner sig på olika platser – när som helst. Risken för dubbelarbete och förvirrande dokumentspårning och versionskontrollproblem minskar, samtidigt som risken att diskutrymmet ska ta slut eller att inkorgen ska bli full försvinner helt – trots alla meddelanden som skickas fram och tillbaka. Det är dessutom mycket säkert att dela dokument med Google Dokument. För varje Google-dokument krävs inloggning, så du behöver inte oroa dig för att informationen ska hamna i fel händer. Givetvis finns rättstavning inbyggd, dessutom översättning till och från en mängd språk.

Sites

Google Sites används för att göra företagets information lättillgänglig. De anställda kan skapa ett intranät eller låta projektteamen skapa egna sidor för att sammanställa och dela med sig av kunskap och information. Versionshanteringen sker automatiskt så det är lätt att uppdatera och hämta den senaste versionen. Bland annat stöds filformaten .doc, .xls, .csv, .ppt, .txt och .pdf. Användarna kan visa Google-dokument, kalkylark, presentationer, YouTube-videor, Picasa-bildspel och gadgetar utan att behöva kunna något om programmering. Googles sökteknik är inbyggd så att det är lika lätt att hitta viktig företagsinformation som att söka på Internet. Det behövs inga kodnings- eller systemkunskaper för att skapa nya interna webbplatser. Alla kan dela med sig av sin kunskap.